klantencase Gemeente Huizen

Waarom een cloudplatform de juiste keuze was voor de gemeente Huizen

De gemeente Huizen is een Gooise gemeente met 42.000 inwoners. De gemeente, die bestaat uit zo’n 320 medewerkers, was op zoek naar een toekomstbestendig platform op basis van een cloudstrategie. Zo kreeg de gemeente een nieuwe, moderne werkplek met transparantie in kosten en een veilige omgeving. OGD realiseerde deze cloudoverstap. De gemeente Huizen heeft nu tevreden eindgebruikers, een stabiele en veilige omgeving en inzicht in de kosten.

Fotografie: Marc Broekman

De gemeente Huizen werkte in het verleden met een on-premises platform, maar een aantal jaar geleden wilde de gemeente overstappen naar een ander platform. De gemeente Huizen had behoefte aan:

Een toekomstbestendig platform waar ze op konden bouwen: “Ons oude platform miste flexibiliteit”, vertelt Johan Cnossen, loco-gemeentesecretaris bij de gemeente Huizen. “We hadden traag werkende gemeentelijke applicaties. Kortom: de werkplek was echt aan vervanging toe.”
Transparantie in kosten: “We wilden graag inzicht in de kosten”, vertelt Eric de Vries, teamleider Informatiemanagement bij Gemeente Huizen.
Informatieveiligheid: De Vries: “We wilden gebruikmaken van de expertise van een externe, professionele partij voor een veilige infrastructuur.”

De implementatie van het nieuwe platform moest via een outsourcingsstrategie verlopen.

Via een aanbestedingstraject koos de gemeente Huizen voor OGD. “Zowel op kwaliteit als financiën was OGD de beste match”, vertelt de Vries. OGD zou de oude werkplek vervangen voor een Azure-cloudwerkplek die gebaseerd is op het Microsoft 365-platform.

Het implementatietraject: een intensief traject met goede afloop

Binnen negen maanden realiseerden OGD en de gemeente Huizen samen een overgang naar de cloud inclusief:

de 1 ict-werkplek van OGD;
RDS-omgeving voor bepaalde gemeentelijke apps;
de complete automatisering;
de mogelijkheid om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken.

Het migratietraject was intensief want de leveranciers van de gemeente moesten de applicaties samen met OGD overbrengen naar het nieuwe platform. Na wat vertraging lukte het OGD en de gemeente Huizen toch om alle applicaties over te brengen naar OGD’s platform.

Cnossen geeft een tip voor andere gemeentes: “Betrek je andere leveranciers ruim voordat je start met je transformatie, geef ze de mogelijkheid om resources tijdig in te plannen en stuur daar op aan, anders sta je misschien in één keer twee maanden stil.”

De eindgebruikers hebben relatief weinig van dit traject gemerkt. “Voor hen verliep het redelijk geruisloos”, zegt de Vries. De medewerkers kregen een nieuwe OGD-laptop en konden vanaf dat moment gebruikmaken van alle nieuwe functionaliteiten. Ook konden ze tijd- en plaatsonafhankelijk werken.

De overstap naar een cloudplatform is – achteraf gezien- de beste keuze ooit geweest voor de gemeente Huizen. Het leverde de gemeente onder andere de volgende resultaten op:

Flexibiliteit, ook tijdens de coronacrisis: De Vries vertelt: “De grootste succesfactor merkten we op het moment dat corona kwam. Van de ene op de andere dag moesten we thuiswerken. Met één klik konden we de werkzaamheden vervolgen. We konden eenvoudig schakelen. Voor onze medewerkers was dit enorm prettig.”
Cnossen vult aan: “We hebben geen extra kosten gemaakt om in het coronatijdperk thuis te werken. De cloudoverstap is de beste keuze ooit geweest, gezien de omvang en schaal van het project.”

Inzichten in de kosten: De Vries legt uit “We hebben een kostenmodel dat gebaseerd is op gebruik. Hierdoor hebben we inzicht in de kosten én kunnen we zelf invloed uitoefenen op de kosten."
Betrouwbare securitydienstverlening: “We hebben vertrouwen in OGD als partner als het gaat om onze informatieveiligheid. Zeker in het tijdperk waarin cyberdreigingen een steeds groter probleem vormen”, geeft de Vries aan.
Meer grip op ITIL-processen: De gemeente werkt nu steeds meer naar een gestructureerde en voorspelbare manier van werken, dankzij de transformatie naar een regieorganisatie.
Minder verstoringen: “Voorheen hadden we veel meer verstoringen. Nu we bij OGD zitten is dit aantal aanzienlijk gedaald. Eindgebruikers merken dit verschil ook en zijn tevreden over het gebruikersgemak van het platform”, sluit de Vries af.