Teams: wat is het en wat kun je ermee?

Effectief werken. Iedereen wil het, maar hoe doe je dat? We werken bijna dagelijks met Word, Excel en Outlook: applicaties die in het Office 365 pakket zitten. Dit pakket bevat echter nog veel meer applicaties, en laten die je nou net in staat stellen effectiever (samen) te werken. Eén daarvan is Microsoft Teams.  

Wat is Teams? 

Teams is een applicatie die alle belangrijke Microsoft diensten met elkaar verbindt. Het is niet zozeer nóg een extra systeem, maar een samenvoeging van bestanden, communicatie en applicaties die je met je team gebruikt. Dit alles wordt binnen Teams geopend; waardoor je vanuit één plek alles kunt vinden dat je nodig hebt.  

De belangrijkste functionaliteiten voor je team 

Per team, project of ander samenwerkingsverband kun je (zelf) een Team aanmaken. Alle Teams waar je lid van bent worden overzichtelijk onder elkaar weergegeven. Elk team bestaat uit de onderstaande onderdelen die je met je team zelf kunt inrichten:  

      

Kanalen 

Elk team bestaat uit een of meerdere kanalen. Deze kun je gebruiken om documenten en communicatie rondom een specifiek onderwerp te ordenen. Na het aanmaken van een Team krijg je standaard het tabblad Algemeen. We raden aan om in het begin weinig kanalen te gebruiken om overzicht te behouden.  

Tabbladen 

Elk kanaal bestaat uit een aantal tabbladen. Hier kun verschillende externe services van Microsoft openen en belangrijke actuele documenten uitlichten. Dit gebeurt in een nieuw tabblad. Je kunt hierdoor makkelijk wisselen zonder Teams af te sluiten:  

Gesprekken 

Het eerste tabblad heet Gesprekken; dit is de plek waar je kunt chatten met alle teamleden. Je kunt berichten plaatsen en reageren op bestaande berichten. De reacties blijven netjes gegroepeerd onder het oorspronkelijke bericht waardoor de gespreksonderwerpen overzichtelijk blijven. 

Bestanden 

Onder het tweede tabblad dat standaard toegevoegd wordt, vind je de gedeelde bestanden van je Team. Achter ieder Team zit een SharePoint-site gekoppeld waar alle bestanden worden opgeslagen. Voor elk kanaal wordt een nieuwe map aangemaakt. 

 

De belangrijkste functionaliteiten voor jezelf 

Naast alles dat je samen met je team doet, zijn er ook persoonlijke features in Teams te vinden: 

Chats 

Je kunt hier naar alle medewerkers binnen de organisatie berichten sturen, maar ook (video)bellen en je scherm delen. Ook is er de mogelijkheid om groeps-chats te beginnen. 

Vergaderingen 

Via de knop ‘Vergaderingen’ (meetings) kun je jouw persoonlijke agenda inzien, maar ook een nieuwe vergadering inplannen met een van je teams. Deze functie is direct gekoppeld aan Outlook.  

 

Bestanden 

Via de knop ‘Bestanden’ (files) aan de linkerzijde zie je alle bestanden die je recent geopend hebt. Dit geldt ook voor bestanden in andere Office 365-applicaties. Erg handig dus wanneer je in de ochtend weer verder wilt gaan waar je gisteren mee bezig was. 

Binnenkort geven we je concrete tips over het gebruik van de applicaties binnen het Office 365 pakket. Met deze tips leer je effectiever om te gaan met applicaties zoals Teams, waardoor je meer tijd overhoudt voor jouw kernwerkzaamheden. Houd onze blog in de gaten!