Kan Agile zonder ITIL in projectmanagement?

Gisteren keken mijn vrouw en ik bij vrienden House of Cards via Netflix. ‘Met de online diensten van Netflix heb je geen reguliere kabeluitzendingen meer nodig’, zei mijn vriend. In de ict-wereld hoor je steeds vaker een soortgelijke uitspraak: ‘Met Agile hebben we ITIL niet meer nodig’. Maar is dit wel terecht?

Die vraag beantwoorden we in deze blogpost. Daarvoor bekijken we eerst wat beide benaderingen inhouden en waarin zij van elkaar verschillen.

Agile

Agile is ontstaan binnen softwareontwikkeling en staat voor een projectmatige manier van werken. Bij de Agile-aanpak schakel je bij aanvang van een project zo snel mogelijk over op de praktijk. Je neemt het projectdoel voor ogen, bepaalt de eerst haalbare stap en zet deze. Deze stap moet goed behapbaar zijn en direct waarde toevoegen aan de business. Daarna evalueer je het opgeleverde product om de volgende stap te bepalen en zo blijf je verder gaan. Deze korte, overzichtelijke stappen zorgen voor een efficiënte, transparante en wendbare projectuitrol, die binnen een project vaak kosten bespaart.

Agile geeft richtlijnen op basis van het zogenaamde Agile Manifesto. In dit document zijn de volgende uitgangspunten van Agile te vinden:

  • Inspelen op verandering gaat boven het volgen van een vooropgezet plan.
  • Mensen en hun onderlinge interactie gaan boven processen en hulpmiddelen.
  • Werkende software gaat boven allesomvattende documentatie.
  • Samenwerking met de klant gaat boven contractonderhandelingen.

ITIL

Information Technology Infrastructure Library (ITIL) vindt haar oorsprong in beheer en bestaat uit een set richtlijnen voor het inrichten of verbeteren van ict-processen binnen een organisatie. Belangrijke doelen van ITIL zijn het behalen van de maximale klanttevredenheid, de hoogste arbeidsproductiviteit en het verlagen van de kosten van processen.

Het ITIL-raamwerk van richtlijnen is verdeeld over 26 processen, die zijn onderverdeeld in 5 lifecycles. Zaken als klantwaarde, continu verbeteren en het denken vanuit businessprocessen staan bij ITIL hoog in het vaandel.

Waar overlappen Agile en ITIL?

Het belangrijkste verschil tussen de twee benaderingen is dat Agile staat voor een manier van aanpak binnen projecten, terwijl ITIL zich richt op het continu beheren, implementeren en verbeteren van ict-diensten.

Ondanks de verschillen tussen Agile en ITIL zijn er ook sterke overeenkomsten in bepaalde uitgangspunten:

  • De klant staat binnen beide methodes centraal.
  • Beide benaderingen creëren waarde voor de klant, op een manier die zo lean mogelijk is.
  • Zowel de Agile- als de ITIL-benadering richt zich op het verbinden van mensen en gaat het oprichten van muren tussen afdelingen tegen, met name tussen de businesstak en de ict-afdeling.

Kan Agile zonder ITIL?

Het antwoord op deze vraag is wat mij betreft een volmondig ‘nee’. Agile kan in veel gevallen niet zonder ITIL.  Het ITIL-raamwerk biedt een breed scala aan handreikingen dat al geruime tijd in de praktijk gebruikt wordt. Uitgaande van een situatie waar ITIL al (ten dele) is geïmplementeerd bestaat er binnen de organisatie al informatie over prioriteiten, behoefte aan risico, beschikbare hardware, aanwezige licenties, frequentie van storingen, enzovoorts. Door gebruik te maken van deze schat aan informatie is een Agile initiatief veel sneller in staat om waarde toe te voegen. Een dergelijk begin legt een mooie basis voor een duurzame samenwerking tussen ITIL en Agile in het streven naar effectief en efficiënt werken. Ook in green fields-situaties, waar nog geen manier van werken gedefinieerd is, biedt de toepassing van ITIL op de Agile ambities uitkomst. De holistische manier waarop er met behulp van ITIL naar diensten gekeken wordt helpt om de Agile werkwijze de volledige set aan beslissers en andere belanghebbenden op de juiste manier te benaderen. Ook hier ligt een voortzetting van deze samenwerking om succesvol waarde te blijven toevoegen voor de hand!

Het Agile-gedachtengoed vult ITIL perfect aan: de ITIL-visie stelt dat ict er is om waarde toe te voegen aan een bedrijf en Agile helpt dit waar te maken. Een duidelijk voorbeeld hiervan wordt zichtbaar bij het inrichten of optimaliseren van de ITIL-werkwijze binnen een organisatie. Kijkend naar het Agile Manifesto zouden de volgende Agile-waarden bijvoorbeeld kunnen worden ingepast in een ITIL-procesuitrol:

  • De Agile-benadering kan bij een ITIL-implementatie voorkomen dat medewerkers verstikt raken in een veelheid aan processen, afspraken en toolrestricties. De Agile-aanpak creëert namelijk ruimte voor eigen invulling en een flexibele reactie op situaties door niet te ver vooruit te kijken en steeds bij te sturen waar nodig.
  • Vanuit de Agile-aanpak blijft een projectteam kritisch kijken naar de noodzaak van documentatie. Wanneer niet duidelijk is wie de documentatie na de projectuitrol zal raadplegen en waarom, kan deze volgens Agile worden beschouwd als nutteloze documentatie. Dit scheelt een hoop werk en het schept overzicht.
  • Indien het projectteam een interne service level agreement (SLA) implementeert, zorgt de Agile-aanpak dat de bijbehorende documenten behapbaar zijn, en dat het geen dikke boekwerken zijn waarvoor men hele bossen moet kappen wanneer men het wil uitprinten.
  • De Agile-benadering waarborgt het vastleggen van duidelijke afspraken die worden gemaakt binnen het ITIL-proces.
  • Vanuit de Agile-benadering kan een projectaanpak tussentijds worden gewijzigd, als dit de uitkomst van het project ten goede komt. Dit maakt het veel makkelijker om zo nodig van koers te veranderen bij de uitrol van een ITIL-proces.

Kortom

Volgens sommige mensen is kabeltelevisie niet meer nodig naast een Netflix-abonnement. Toch zijn het twee verschillende diensten die elkaar mooi aanvullen. Netflix is er om online op je eigen tijd gericht bepaalde programma’s te kijken. Kabeltelevisie voorziet je van actueel nieuws en kan je daarnaast verrassen met interessante uitzendingen die je in eerste instantie niet zelf zou uitkiezen.

Op dezelfde wijze vullen Agile en ITIL elkaar heel goed aan. Agile voegt de manier van denken toe die de ITIL-werkwijze nodig heeft om zo efficiënt en passend mogelijk te worden geïmplementeerd.

Adviesgesprek ITIL Agile

  • Maarten van Duijvenvoorde

    Ik mis hieruit wat Agile nu zo handig maakt t.o.v. ITIL. Ik begrijp uit je verhaal dat het implementeren van een proces beter via Agile kan, maar dat ITIL als raamwerk dient welke processen dan beter geimplementeerd kunnen worden met welke prioriteit.
    Wat doet Agile beter qua documentatie eigenlijk? ITIL schrijft toch ook niet perse voor dat het hele boekwerken moeten worden?
    Helaas hebben we een slecht voorbeeld bij het bedrijf waar ik werk dat een ontwikkel team met Agile werktte en het beheer team met ITIL. Dit ging faliekant fout en de samenwerking was ver te zoeken, met schuld aan beide partijen. Het ITIL beheer team vereiste te veel documentatie in mijn optiek. Echter het Agile team registreerde vrijwel geen wijzigingen in de gezamenlijke tool, waardoor het beheerteam niet goed meer risico’s kon inventariseren of de verantwoordelijkheid voor beheer kon nemen.
    Persoonlijk denk ik dat gebruik van beide methodieken elkaar kan versterken maar dat leiderschap wel heel sterk in zijn schoenen moet staan om dit goed te laten verlopen.

    • Beste Maarten,

      De situatie zoals je die beschrijft zie je helaas wel vaker. De kracht van Agile zit in het versterken van onderlinge samenwerking. In de praktijk zie je dat er een behoorlijke kloof zit tussen Operations en een ontwikkelafdeling.
      Agile wordt door ontwikkeling vaak als excuus gebruikt om helemaal niet meer te documenteren, terwijl het manifesto juist spreekt over comprehensive documentation. In het Nederlands wordt dit ruwweg vertaald naar allesomvattende documentatie. Bij de implementatie van Agile dient er een duidelijke brug geslagen te worden tussen Operations en de ontwikkelafdeling en duidelijk kaders gegeven te worden wat ze van elkaar nodig hebben.
      Verder zou je ook kunnen voorstellen om iemand van Beheer mee te laten draaien in het team zodat ze samen kunnen bepalen welke documentatie nodig is.
      De ITIL-processen change- en releasemanagement kunnen hier ook in helpen door aan te geven aan welke eisen een wijziging of release zouden moeten voldoen. Denk hierbij aan documentatie, kennisoverdracht, etc.

      Ik hoop dat je hier iets mee kunt en mocht je verder vragen hebben, post ze gerust, of we maken een afspraak om hier verder op in te gaan. – John Latour, OGD ict-diensten