Drie tips voor een vliegende start met Business Intelligence

Steeds meer bedrijven zetten Business Intelligence (BI) in om hun effectiviteit te vergroten. Via het verzamelen en analyseren van gegevens van bijvoorbeeld klanten, markttoestanden en concurrenten kan een bedrijf doeltreffend inspelen op de status quo en zo competitief voordeel creëren. Er bestaan veel succesverhalen van data-driven bedrijven die enorme winsten boekten door op deze manier in te spelen op trends.

Bent u benieuwd hoe u snel een goed uitgedachte opzet kunt maken voor een BI-project voor uw bedrijf? In deze blogpost geven wij drie tips voor het opzetten van een testimplementatie, oftewel proof-of-concept, waarmee u kunt controleren of de voorgestelde BI-oplossing in de praktijk voor u werkt.

1.   Kies een effectieve werkwijze: ga voor Agile

Om grip te houden op de kosten en de doorlooptijd van het BI-project, is het belangrijk om Agile te werken. Flexibiliteit is een belangrijk kenmerk van deze werkwijze: men omarmt veranderingen in de situatie in plaats van deze te vermijden. Dit is belangrijk omdat bij het ontwikkelen van BI-systemen vooraf nog niet alle eisen en wensen duidelijk zijn: deze worden gaandeweg duidelijk.

SCRUM is een veel gebruikte Agile-projectmanagementmethodiek die zich goed leent voor deze werkwijze. Het projectteam werkt hierbij in korte, losse etappes aan een oplossing zonder vooraf een uitgebreid projectplan te maken. Pas na elke afgeronde etappe, of zogeheten ’sprint’, bepaalt het team de volgende stap in detail. Deze methode houdt de uitvoering flexibel en verkleint de financiële commitment rondom het project. Daardoor kan het projectteam sneller draagvlak creëren in de organisatie.

Lees hier meer over de Agile-methode en hoe OGD bedrijven helpt om volgens deze methode te werken.

2.   Kies een proces om te verbeteren: optimaliseer uw organisatie

Een intern doel van Business Intelligence is het verbeteren van bedrijfsprocessen, zodat uiteindelijk meer winst kan worden behaald. Wanneer de werkwijze is vastgesteld is het daarom belangrijk om een proces binnen uw bedrijf te kiezen om BI op toe te passen.

Dit proces dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:

  1. Het proces is bekend binnen de organisatie;
  2. Het proces is belangrijk binnen de organisatie;
  3. Het verbeteren van dit proces levert duidelijk winst op voor het bedrijf;
  4. Er is voldoende relevante data beschikbaar over het proces;
  5. De bij het proces betrokken medewerkers staan open voor verandering.

3.   Kies de juiste databronnen

Wanneer duidelijk is welk proces u op welke wijze wilt optimaliseren is het tijd om bruikbare databronnen te selecteren: welke gegevens gaat u analyseren en waar haalt u deze vandaan? De databronnen dienen zo accuraat mogelijk te zijn. Business Intelligence-oplossingen leunen namelijk vaak op geautomatiseerde processen waarin geen ruimte is om met de hand correcties uit te voeren. Wel zijn er mogelijkheden om de data geautomatiseerd op te schonen, maar meestal is dit erg tijd- en kostenintensief.

Ook de ontsluiting van de data uit de bronsystemen is van belang. Applicaties waarvoor een API beschikbaar is zijn ideaal, omdat deze snel en robuust zijn. Als er geen API beschikbaar is kan men kiezen voor het uitlezen van de applicatiedatabase. Het uitlezen is op de lange termijn echter minder robuust, omdat updates van de applicatie voor wijzigingen in de databasestructuur kunnen zorgen.

In het geval van een proof-of-concept is een handmatige export uit de applicatie in de vorm van een plat tekstbestand echter de snelste manier om te controleren of de voorgestelde oplossing in de praktijk werkt. Dit is geen langetermijnoplossing en er zijn nadelen aan verbonden, maar het geeft het snelste resultaat en dit is belangrijk bij een proof-of-concept.

Aan de slag!

Nu is er alleen nog een team nodig om de proof-of-concept te bouwen! Het is mooi als dit team binnen enkele weken met een basisimplementatie komt. Een langere projecttermijn zou voorbij gaan aan het idee van een proof-of-concept en bovendien spelen bij een langere duur vaak bepaalde problemen op, zoals de urenverantwoording. Een basisimplementatie geeft idealiter snel en tegen lage kosten een inzicht in de benodigde tijd en kennis voor het samenstellen van een passende Business Intelligence-oplossing waarvan iedere eindgebruiker enthousiast wordt.

Lees hier meer tips voor het optimaal gebruiken van de mogelijkheden die Business Intelligence te bieden heeft.

En bent u benieuwd naar de Business Intelligence oplossingen van OGD en hoe BI van betekenis kan zijn voor uw bedrijf? Vraag dan een vrijblijvend adviesgesprek aan met één van onze experts.